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Collecter, classer, conserver, communiquer
Définition des archives « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique et la recherche. » Articles L 211-1 et 2 du Code du patrimoine modifié.
Collecter
Les services départementaux d’archives reçoivent et gèrent les archives des services déconcentrés de l'Etat ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de même des autres archives publiques constituées dans leur ressort (Art 212-8 du Code du patrimoine modifié). Ce « mode d’entrée par voie ordinaire » constitue la majeure partie de l’accroissement des fonds, il s’agit du versement.
Les services départementaux d'archives accueillent parallèlement des archives que les communes sont tenues de déposer aux Archives départementales, c’est la voie du dépôt d’archives, ainsi que des archives privées reçues le plus souvent par don, mais également grâce aux acquisitions.
Les entrées par voie de dons, donations, dépôts, legs ou achats sont qualifiées « d’entrées par voie extraordinaire ». L’Etat permet dans certains cas d’enrichir les collections publiques grâce à ses prérogatives régaliennes telles que la préemption, la dation, la revendication, la restitution et la dévolution.
Classer
Après la collecte des archives, le classement peut être entrepris : les archives sont alors triées et analysées. Les documents sont archivés - en séries et sous-séries – selon un mode de classement commun à toutes les Archives des départements français. La cotation et la rédaction des instruments de recherche font partie des multiples étapes matérielles et intellectuelles réalisées par le personnel des Archives.
Conserver
La conservation des archives a pour objectif de transmettre la mémoire et rendre possible l’écriture de l’histoire, mais également de faciliter la gestion des organisations publiques ou privées et de permettre au citoyen d’avoir accès à des documents indispensables pour faire valoir ses droits.
Les Archives départementales veillent à la conservation préventive des documents par des conditionnements et des locaux adaptés, et par des campagnes de restauration, de reliure et de numérisation .
Communiquer
La communication des documents d’archives en salle de lecture, selon les règles du Code du patrimoine modifié, est l’aboutissement du travail de collecte et de traitement physique et intellectuel des fonds. Depuis 10 ans, les Archives départementales inscrivent en moyenne chaque année 2 600 lecteurs et communiquent 40 000 documents.
Faire connaître le patrimoine archivistique de la Charente-Maritime, c’est aussi faire découvrir des documents originaux aux scolaires lors des ateliers thématiques organisés par le service éducatif.
Les expositions réalisées par les Archives départementales, tout comme le prêt de documents pour des expositions réalisées par des institutions culturelles, représentent également des temps forts de valorisation et de divulgation des fonds.
