Les archives des communes et groupements de communes : le rôle des Archives départementales

Les communes et groupements de communes ont des compétences très diverses allant des domaines de l’urbanisme, de la construction publique, de la voirie, de la police, de l’état civil, de la culture… aux domaines sanitaires et sociaux. Il en résulte une production de documents d’un très grand intérêt, tant pour la gestion même de la commune ou du groupement de communes, que pour l’historien et/ou le citoyen qui peut avoir besoin d’y recourir (état civil, cadastre…)

Le service des Archives communales et intercommunales au sein des Archives départementales de la Charente-Maritime existe, sous sa forme actuelle depuis janvier 2002, bien qu’ en juin 2007 il ait été scindé en deux secteurs géographiques.

Le site de Jonzac compte 133 communes (adhérentes des communautés de communes de la Haute-Saintonge et de la région de Pons).

Mise en service en 2007, le site des Archives départementales de Jonzac a pour principale mission d’apporter conseil et soutien aux 133 communes des communautés de communes de Haute Saintonge et de la région de Pons pour la gestion de leurs archives, ainsi que d’accueillir les dépôts des archives communales de ce territoire. Plus de 30 communes y ont déjà déposé leurs archives anciennes. Pour plus de cohérence, toutes les archives de ce secteur géographique, déposées avant la création du site de Jonzac, soit 25 mètres linéaires, y ont été transférées.

La ville de Jonzac, après les avoir fait classer par un archiviste contractuel, a choisi de déposer ses archives anciennes à l’annexe des Archives départementales.

Le secteur de La Rochelle regroupe 339 communes et la plupart des groupements de communes.

Rôle du service

Trois grands domaines de compétences.

Les fonctions traditionnelles :
- contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les communes et organismes communautaires ;
  Depuis le milieu du XIX^e siècle, les archivistes départementaux ont pour mission d’évaluer l’état sanitaire des archives des communes, conseiller les maires dans la conservation, les modalités de communication, le classement et l’élimination des documents dans le respect de la réglementation. C’est le contrôle scientifique et technique, exercé au nom de l’État, qui donne lieu à un rapport du directeur des Archives départementales, signé par le préfet.
- classement, tri, élimination, rédaction d’un instrument de recherche et communication des archives déposées.
  La loi du 21 décembre 1970 a rendu obligatoire le dépôt aux Archives départementales des archives communales anciennes, dès lors que la commune a moins de 2000 habitants, sauf dérogation accordée par le préfet sur la demande du maire. Sont plus précisément concernés les documents de l'état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents ayant plus de 100 ans. Depuis 10 ans, plus de 280 mètres linéaires d’archives ont ainsi été déposées. Les communes en restent propriétaires. Les Archives départementales les classent, les conditionnent les inventorient et les communiquent. Certaines communes du département, ayant une population supérieure à 2000 habitants, donc non tenues de déposer leurs archives, ont pourtant fait le choix de confier aux Archives départementales leur archives anciennes. C’est le cas, par exemple, du fonds d’archives de la ville de Marans (36,20 mètres déposés en 2004) qui contient notamment une exceptionnelle collection de mercuriales. C’est aussi le choix de Saint-Jean-d’Angély, avec un fonds patrimonial important, dont les plus anciens documents remontent au XIVe siècle.

L’aide scientifique, soit à la demande des élus ou des agents communaux ou intercommunaux, soit à son initiative personnelle :
- le conseil scientifique auprès du personnel communal et intercommunal qui classent les archives communales;
- la formation théorique du personnel ;
- l’encadrement intellectuel des travaux de classement réalisés par un archiviste contractuel recruté par les communes ou groupements de communes sur les conseils des Archives départementales ;
- le conseil technique lors de la construction ou de l’aménagement des locaux ;
- l’aide intellectuelle à la valorisation des archives.

L’instruction les dossiers de demandes de subvention déposés par les communes pour la restauration matérielle de leur patrimoine documentaire historique, suite à la création du fonds départemental de soutien aux communes par le Conseil général le 19 décembre 2003.

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