Comment confier ses documents aux Archives départementales

Le don manuel

Il peut se faire par simple remise des documents concernés, mais il faut y adjoindre un écrit (lettre d’intention de don par le donateur et lettre d’acceptation du don par le donataire). Le don implique le transfert de propriété.

Le legs

Les dispositions successorales figurent obligatoirement dans un testament. Les archives répondent aux dispositions générales concernant les biens. Toutefois, si le bien «  présente un intérêt pour le patrimoine historique, artistique ou culturel » et excède la quotité disponible pour les legs, « l’Etat peut, quel que soit cet excédent, réclamer en totalité le bien légué, sauf à récompenser préalablement les héritiers en argent » (Loi du 23 juillet 1987 art.23).

Le legs est accepté par écrit par le légataire. Il implique transfert de propriété.

Pour éviter le risque de démembrement d’un fonds en cas de partage successoral et par là de nuire à son intérêt historique, la jurisprudence reconnaît la notion de « souvenir de famille » qui peuvent être confiés en dépôt à l’un des membres de la famille qui pourra à son tour confier les documents à un service d’archives.

La dation

Elle permet à un particulier d’acquitter en nature le paiement de certains impôts (droits de succession, impôt sur la fortune…) suivant des conditions bien précises, en cédant à l’Etat des biens de haute valeur historique (code général des impôts, art.1716 bis). Le contribuable fixe lui-même, ou avec l’aide d’un expert la valeur de l’objet (valeur libératoire), l’archiviste ne pouvant jouer ici le rôle d’expert. Le ministère des Finances, après instruction de la demande, donne ou non son accord. La dation implique le transfert de propriété.

Le dépôt

Il exclut le transfert de propriété (le particulier reste propriétaire de ses documents) et il est révocable : à tout moment, il peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties. C’est la seule modalité qui peut faire l’objet d’un simple acte sous seing privé, fixant les droits et obligations de chaque partie.

Le prêt pour reproduction

Le particulier confie de façon provisoire ses documents originaux pour qu’il soient reproduits sous une forme à déterminer (photographie, microfilm, support numérique etc.). L’intérêt est évident : le propriétaire conserve ses documents mais leur reproduction permet au public d’en jouir. Les frais de reproduction incombent en général au service d’archives. Un contrat le spécifie.

Vendre ?

Si on ne souhaite pas conserver ses archives ni les confier à un service d’archives ou à un autre organisme, on a la solution de les vendre. Le recours à un expert est vivement recommandé. Du point de vue de l’intérêt strictement historique et selon les principes de respect des fonds, l’idéal est de vendre le fonds dans son ensemble (s’il est cohérent) et non par morceaux. Les documents isolés, même s’il s’agit d’autographes, perdent beaucoup de leur intérêt si on ne peut les replacer dans leur  contexte.